Så lämnar du anbud till kommunen

1. Behov uppstår

Vi har ett behov av att köpa in en vara eller tjänst. Upphandling ska göras.

2. Kravställning

Krav ställs på varan eller tjänsten utifrån behoven. Detta är krav som du som leverantör måste uppfylla.

3. Annonsering

Upphandlingen annonseras för spridning till eventuella leverantörer.

4. Anbud

Du som är leverantör lämnar anbud. Anbudet kontrolleras och utvärderas av oss i Nykvarns kommun. Anbudet måste vara komplett och innehålla alla bilagor för att bli godkänt.

5. Tilldelning

Vi ger avtalet till den leverantör som uppfyller kravställningen och som kan leverera rätt kvalitet till bäst
pris. Upphandlingen är klar.

6. Leverans

Leverantören utför uppdraget enligt villkoren i avtalet. Tillsammans följer vi och leverantören upp kvaliteten på arbetet.

Icke-diskriminering

Ingen leverantör får diskrimineras utifrån nationalitet, etnisk tillhörighet, kön, religion eller liknande.

Likabehandling

Alla leverantörer ska behandlas lika.

Proportionalitet

Krav och kriterier ska vara rimliga utifrån behov.

Öppenhet

Upphandlingen ska göras på ett öppet sätt. Alla anbudslämnare ska få tillgång till samma information.

Ömsesidigt erkännande

Bevis som certifikat och intyg utfärdade av behörig myndighet i annat EU- och ESS-land ska gälla även i Sverige.

Upphandlingsdokument

Har du hittat en upphandling som verkar intressant? Hämta upphandlingsdokumenten från den elektroniska annonsdatabasen. All information du behöver för att kunna lämna ett anbud ska finnas i dem.

Börja i god tid

Läs igenom underlaget i god tid innan anbudstiden går ut. Certifieringar, intyg och andra uppgifter som kanske krävs kan ta tid att få fram.

Underleverantörer

I vissa upphandlingar har du rätt att använda underleverantörer. Om ni är flera företag som går samman är det viktigt att tydliggöra hur ni uppfyller kraven i upphandlingen.

Ställ frågor

Är det något som är oklart i upphandlingsdokumenten - eller kanske felaktigt? Fråga oss via upphandlingssystemets frågor- och svarfunktion. När du ställer frågor minskar du risken att göra fel samtidigt som vi får reda på om något är otydligt eller felaktigt. Om det finns fel i upphandlingen kanske den inte kan fullföljas. Håll också utkik efter frågor från andra anbudsgivare. Svaren på dem kan vara viktiga även för dig.

1. Följ instruktionerna

Var noga med att följa instruktionerna i upphandlingsdokumenten.

2. Läs igenom underlaget

Läs upphandlingsdokumenten i god tid innan anbudstiden går ut. Håll utkik efter eventuella frågor som ställs av andra anbudsgivare. Sista dag för frågor och svar brukar vara tio dagar före sista anbudsdag.

3. Kvalitetssäkra

Se till att du lämnat in intyg, certifieringar, CV och övriga handlingar som krävs.

4. ”Krav-säkra”

Uppfyller ditt anbud alla krav och villkor som räknas upp i upphandlingsdokumenten? Alla ska-krav måste uppfyllas annars diskvalificeras anbudet.

5. Svara på frågorna

Svara klart och tydligt på alla frågor i underlaget, även om de kanske känns självklara. Du kan inte komplettera anbudet i efterhand.

6. Håll tiden

Lämna in anbudet i tid.

7. Är anbudet komplett?

Se till att du har fått med alla handlingar, uppgifter och bilagor.

Oklarheter eller fel?

Om du hittar oklarheter eller fel i underlaget ska du snarast kontakta oss via frågor- och svarsfunktionen i upphandlingssytemet. Om vi får synpunkter i tid kan vi göra förtydligandem eller rättelser som når alla som har hämtat upphandlingsdokumenten.

Tilldelning

När anbudstiden har gått ut går vi igenom alla anbud som har kommit in i tid och uppfyller kraven. Avtalet går till den anbudsgivare som uppfyller kraven och kan leverera rätt kvalitet till bäst pris. Vi meddelar skriftligt vem som fått avtalet, ett så kallat tilldelningsbeslut. Beslutet skickar vi så fort som möjligt till alla som har deltagit i upphandlingen. Ta reda på varför ditt anbud inte antogs ifall du inte fick avtalet. Det kan vara bra att veta till en annan gång.

Upphandlingen avslutas

Efter det att tilldelningsbeslutet skickats ut gäller en avtalsspärr på minst tio dagar. Detta görs för att andra leverantörer ska ha möjlighet att överpröva (överklaga) upphandlingen. När avtalsspärren har löpt ut kan vi teckna avtal med leverantören. Om en leverantör ansöker om överprövning förlängs avtalsspärren automatiskt. Den upphör att gälla först tio dagar efter det att förvaltningsrätten har avgjort målet.